Biểu Mẫu Theo Dõi Công Nợ Bằng Excel

Lợi ích khi sử dụng file Excel theo dõi công nợ Cách thao tác thực hiện theo dõi công nợ phải thu khách hàng trên ExcelMẫu theo dõi công nợ bằng Excel FAQ 

Bên cạnh quản lý công nợ theo cách truyền thống bằng hồ sơ viết tay hay quản lý công nợ bằng phần mềm thì quản lý công nợ bằng file excel là cách lựa chọn phổ biến nhất. Bởi ưu điểm nhanh chóng, tiện lợi và có độ chính xác cao. Cùng theo dõi bài viết hôm nay của chotsale.com.vn để tham khảo cách quản lý công nợ bằng file excel cũng như Download File quản lý công nợ bằng excel miễn phí <2021> nhé!

Excel quản lý công nợ là gì? 

Đầu tiên chúng ta cần hiểu khái niệm công nợ là khoản phải thu của khách hàng hoặc phải trả cho nhà cung cấp. Tùy theo tính chất của khoản nợ mà chúng ta phân chia các khoản phải thu và phải trả.

Bạn đang xem: Biểu mẫu theo dõi công nợ bằng excel

Để kiểm soát khoản công nợ này và tránh những tranh chấp sau này cũng như kiểm soát được dòng tiền và ngân quỹ của doanh nghiệp, người ta thường sử dụng 2 phương pháp: sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có tính năng quản lý. khách nợ hoặc sử dụng tệp Excel riêng để quản lý công nợ. Như vậy, quản lý công nợ bằng Excel là theo dõi, kiểm soát tình hình công nợ của khách hàng, nhà cung cấp bằng file Excel, sử dụng các chức năng tính toán, thống kê của công cụ này.

Lợi ích khi sử dụng file Excel theo dõi công nợ 

Nhiều người khi sử dụng Excel để theo dõi công nợ hoặc cho quy trình quản lý khách đi công tác gặp vấn đề so sánh với các phần mềm quản lý khác và lo ngại rằng Excel không thể đảm bảo được những nhu cầu thiết yếu. Tuy nhiên, là một phần mềm được sử dụng toàn cầu, các tệp Excel có một số lợi thế nhất định như sau:

Dễ dàng thống kê, phân loại dữ liệu 

Tệp Excel là một bảng tính, vì vậy bạn có thể dễ dàng thay đổi số cột và số hàng cũng như thêm các yếu tố cần thiết khác và tùy chỉnh tệp sao cho phù hợp nhất với quy trình quản lý của mình.

Ví dụ, khi chúng ta cần quản lý các khoản phải thu của khách hàng, chúng ta cần các yếu tố trong tệp Excel như số đơn hàng, tên khách hàng, số tiền phải thu, thời gian, v.v.

Xem thêm: Các CáCh Nhanh Nhất Để Tìm Điện Thoại Iphone Bằng Icloud, Sử Dụng Tìm Iphone Trên Icloud

Tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng 

Nếu bạn đã từng mệt mỏi với việc tìm kiếm dữ liệu từ bộ sưu tập sách số của mình, vừa mất thời gian lại dễ hiểu sai thì sử dụng công cụ quản lý Excel chính là một giải pháp hữu hiệu. Bất kỳ dữ liệu nào bạn cần đều có thể được liệt kê nhanh chóng và dựa trên chính sách vào các thuật toán của Excel.

Miễn phí 

Thay vì sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, quản lý công nợ phải trả, thậm chí phải ra lệnh đơn vị phát hành tùy chỉnh phiên bản dành riêng cho doanh nghiệp, quản lý công nợ bằng Excel, bạn có thể hoàn thành công việc. hoàn toàn không phải trả bất kỳ chi phí nào. Điều này rất có lợi cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các công ty khởi nghiệp.

Những thông tin cần có trong file quản lý công nợ bằng Excel 

Thông tin khách hàng và nhà cung cấp: bao gồm tên, địa chỉ, mã khách hàng / nhà cung cấp, số điện thoạiThông tin về công nợ: Nội dung công nợ, phải trả đầu kỳ, phải trả tăng, giảm và cuối kỳ, thuyết minh, tên người thực hiện.Thông tin về các khoản phải thu: Nội dung công nợ, các khoản phải thu đầu kỳ, các khoản phải thu tăng, giảm và cuối kỳ, thuyết minh và tên người thực hiện.

Nhược điểm của quản lý công nợ bằng Excel 

Mặc dù được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhưng việc sử dụng file Excel cho quá trình quản lý vẫn có nhiều nhược điểm mà bạn cần hết sức lưu ý khi thực hiện các thao tác quản lý của mình như:

Không quản lý được lượng lớn thông tin: khi dữ liệu công nợ quá lớn, file Excel sẽ lộ ngay các vấn đề như: xử lý dữ liệu chậm, gây sai sót trong quá trình thống kê, v.v.Excel không phải là phần mềm quản lý doanh nghiệp hay bán hàng chuyên nghiệp nên các thông tin công nợ trên Excel không được quản lý thống nhất mà được chia thành các file riêng biệt và độc lập. Điều này đôi khi gây ra nhiều trở ngại cho những nhà quản lý muốn có cái nhìn tổng quan nhất về thực trạng của doanh nghiệp.Bảo mật thông tin chưa tốt: Hệ thống bảo mật của Excel chưa thực sự ấn tượng nên bạn cần đối mặt với những rủi ro mất thông tin, mất thông tin do bị tấn công mạng hoặc virus. . Đồng thời, việc khôi phục các dữ liệu này cũng gặp rất nhiều khó khăn do Excel không hỗ trợ sao lưu dữ liệu lên kho lưu trữ đám mây.Các hàm tính toán không thực sự dễ sử dụng: Nếu bạn không biết gì về Excel trước đó, các hàm này có thể là một vấn đề, ảnh hưởng đến độ chính xác của thống kê và cũng tốn thời gian. để báo cáo thống kê.

Cách thao tác thực hiện theo dõi công nợ phải thu khách hàng trên Excel

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu (data)

Bạn cần chuẩn bị dữ liệu để có thể thực hiện việc lập bảng. Lập bảng kê chi tiết các nghiệp vụ phát sinh của khách hàng trong kỳ (bảng nhập liệu hàng ngày) như sau:

*
*
Chuẩn bị data

Và bảng Danh mục khách hàng kèm theo số dư đầu kỳ của từng khách hàng