Hướng dẫn quản lý đơn hàng bằng Chốt Sale

Đã đăng vào ngày 13/08/2018 15:51 281 lượt xem

Phần IV. Quản lý đơn hàng

Chốt Sale cho phép bạn tạo đơn hàng nhanh ngay trên giao diện chat.

Để tạo được đơn hàng trên Chốt Sale bạn phải là tài khoản admin hoặc được nhận được sự phân quyền của admin. Xem hướng dẫn phân quyền cho tài khoản nhân viên tại đây:

Bạn nên tạo kho và sản phẩm trên trong mục “sản phẩm” trước rồi mới tạo đơn.

(Quản lý kho trên Chốt Sale sẽ được hướng dẫn cụ thể ở phần 5 xem tại đây)

4.1. Tạo đơn hàng

Cách 1: Tạo đơn ngay tại trang chat

Hội thoại  Click vào cuộc hội thoại cần tạo đơn click icon giỏ hàng nhập thông tin đơn hàng Tạo đơn mới (nháp để cuối ngày chốt đơn) hoặc “xác nhận đơn” và đẩy qua bên vận chuyển (Sau khi xác nhận, hàng trong kho sẽ bị trừ đi)

Hướng-dẫn-quản-lý-đơn-hàng-1

Cách 2: Tạo đơn hàng tại trang quản lý đơn hàng:

Đơn hàng  Quản lý đơn hàng Thêm đơn hàng

Bước 1: Chọn “thêm đơn hàng”

Hướng-dẫn-quản-lý-đơn-hàng-2

Bước 2: Nhập các trường thông tin

  • Thông tin khách hàng (tên, số điện thoại, địa chỉ)

  • Thông tin nhận hàng (tên, số điện thoại, địa chỉ),

 Hướng-dẫn-quản-lý-đơn-hàng-3

  • Chọn sản phẩm

Lưu ý: Khi chọn sản phẩm, các thông tin sản phẩm như tên sản phẩm, đơn giá, giảm giá, số lượng sản phẩm còn trong kho đều được hiển thị ra, người tạo đơn sẽ biết được có đủ số lượng sản phẩm để tiếp tục tạo đơn hay không. Khi tạo đơn hàng không đủ số lượng trong kho, bạn sẽ không thể xác nhận đơn để gửi hàng đi.

  • Thêm giảm giá cho đơn hàng (nếu có)

  • Thêm phí vận chuyển (nếu có)

  • Thêm ghi chú dành cho người vận chuyển, thêm số tiền nhờ vận chuyển thu hộ (nếu cần)

Hướng-dẫn-quản-lý-đơn-hàng-4

Sau khi tạo đơn thành công, bạn có thể vào phần đơn hàng để xem chi tiết đơn hàng và cập nhật các thông tin còn thiếu cũng như chuyển trạng thái đơn.

Để xem chi tiết đơn hàng:  Đơn hàng  Quản lý đơn hàng. Tại đây là danh sách các đơn hàng đã được tạo, click để xem chi tiết.

Hướng-dẫn-quản-lý-đơn-hàng-5

Trong phần đơn hàng này có nhiều tính năng hữu ích cho người dùng như lọc đơn hàng theo trạng thái, theo nhân viên, theo khoảng thời gian.

 

4.2 Các trạng thái đơn và ý nghĩa

[1] Đơn mới: thể hiện đơn hàng mới được tạo và cần được xác nhận. Ở trạng thái đơn này, sản phẩm trong đơn sẽ chưa được xuất đi và bạn có thể chỉnh sửa hoặc hủy đơn hàng.

Hướng-dẫn-quản-lý-đơn-hàng-6

Điều kiện:

  • Có thông tin khách hàng

  • Chọn sản phẩm. (Ở trạng thái đơn mới, bạn vẫn có thể tạo đơn mà không cần đủ số lượng sản phẩm trong kho. Bạn có thể tạo đơn trước rồi thông báo bộ phận nhập hàng nhập thêm hàng)

Lưu ý: Ở trạng thái “Đơn mới”, sản phẩm chưa được xuất kho nên số lượng không bị ảnh hương. Ở trạng thái này bạn cũng không thể thêm thanh toán.

[2] Xác nhận đơn và chờ giao hàng: thể hiện đơn hàng đã xác nhận đầy đủ thông tin, xuất hàng và chờ giao hàng. Ở trạng thái này bạn vẫn có thể chỉnh sửa hoặc hủy đơn hàng.

Hướng-dẫn-quản-lý-đơn-hàng-7_1

Điều kiện:

  • Nhập thông tin khách hàng (tên, địa chỉ, số điện thoại)

  • Nhập thông tin người nhận (tên, địa chỉ, số điện thoại)

  • Có đủ số lượng sản phẩm trong kho để xuất hàng

Lưu ý: Bạn có thể thêm thanh toán từ sau bước “Xác nhận đơn”. Đơn sau khi xác nhận sẽ có thông báo sang bộ phận giao hàng (ở phần 4.3 Quản lý giao hàng)

[3] Đang giao hàng: thể hiện đơn hàng đang được giao

Hướng-dẫn-quản-lý-đơn-hàng-8_1

Lưu ý: Bạn không thể “sửa” hay “Hủy đơn” khi đơn kể từ sau trạng thái “Đang giao hàng”

[4] Khách đã nhận: Thể hiện khách đã nhận hàng thành công

Hướng-dẫn-quản-lý-đơn-hàng-9_1

[5] Hoàn đơn: Trong trường hợp khách muốn trả lại hàng, bạn chọn hoàn đơn.

Hướng-dẫn-quản-lý-đơn-hàng-10_1

Sản phẩm trong đơn hàng sẽ được nhập lại vào kho sau trạng thái này.

[6] Đã hoàn đơn: Đã nhận được hàng khách trả lại.

Hướng-dẫn-quản-lý-đơn-hàng-11_1

[7] Hủy đơn: khi hủy đơn hàng, sản phẩm trong đơn hàng sẽ được nhập lại vào kho, nếu đơn hàng chứa thanh toán, bạn phải tiến hành “Hủy thanh toán” để tránh sai số thống kê doanh thu.

 

4.3 Quản lý giao hàng

Các đơn hàng sau khi được xác nhận sẽ có thông báo đến bộ phận giao hàng ở tình trạng “chờ giao hàng”

Hướng-dẫn-quản-lý-đơn-hàng-12

Tại phần quản lý giao hàng bạn có thể theo dõi tiến độ giao hàng và tìm ra các đơn hàng theo tên khách hàng/ địa chỉ.

Quản lý giao hàng của Chốt Sale sẽ sắp xếp các đơn hàng cần được giao theo ví trí địa lý gần nhau, do đó bạn có thể tải xuống thành file hoặc chụp ảnh để gửi cho người người vận chuyển.

Bài viết liên quan