File Excel theo dõi công nợ là một trong những mẫu file phổ biến, kế toán nhiều doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ vẫn đang sử dụng để quản lý tình hình công nợ phải thu, phải trả của doanh nghiệp mình. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp các mẫu file theo dõi công nợ phổ biến, giúp kế toán thực hiện nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Bạn đang xem: Cách theo dõi công nợ khách hàng


1. Biểu mẫu File Excel theo dõi công nợ 

Khi tạo file excel để theo dõi công nợ, chúng ta cần tạo 3 sheet có liên kết với nhau bao gồm:

Danh mục khách hàng/NCC: gồm các thông tin như mã theo dõi, mã số thuế, thông tin liên hệBáo cáo công nợ chi tiết hay sổ chi tiết công nợ: cập nhật tất cả các giao dịch công nợ chi tiết của riêng từng khách hàng/nhà cung cấpBáo cáo công nợ tổng hợp: tổng hợp lại xem với mỗi khách hàng/NCC, tổng phát sinh và dư Nợ/Có cuối kỳ là bao nhiêu, làm căn cứ trả nợ hoặc thu hồi nợ.

1.1. Danh mục khách hàng/nhà cung cấp

Mục đầu tiên của biểu mẫu theo dõi công nợ bằng excel cần cung cấp đầy đủ các thông tin như:

Mã khách hàng: Mã khách hàng được mã hóa theo tên khách hàngTên khách hàng: Tên khách hàng đang sử dụng sản phẩm của doanh nghiệpĐịa chỉ liên hệ, số điện thoạiMã số thuếGhi chú nếu cần thiết…………….

*

2. Một số vấn đề khi quản lý công nợ bằng excel miễn phí

Excel là một trong những phần mềm phổ biến được nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô nhỏ sử dụng trong quản lý công nợ bởi việc cài đặt đơn giản và sử dụng miễn phí.Người dùng sử dụng các hàm có sẵn trên excel để thiết lập các công thức tính, giúp việc tính toán trở nên đơn giản, chính xác hơn.

Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm, quản lý công nợ bằng Excel vẫn còn tồn tại không ít rủi ro và bất cập

Kế toán nhập liệu thủ công bằng tay, tiêu tốn nhiều thời gian công sức và thường xảy ra sai sót

Đối với các kho hàng lớn, nhiều mã hàng hóa thì việc nhập liệu hàng hóa lên file excel khiến kế toán gặp nhiều sai sót. Mỗi lần nhầm lẫn, kế toán phải mất hàng giờ đồng hồ thậm chí cả ngày để rà soát lại.

Xem thêm: Hàm Chuyển Ngày Tháng Thành Text Trong Excel, Cách Chuyển Text Sang Ngày Tháng Excel

File excel quản lý dữ liệu và tính bảo mật kém

Nhược điểm thường thấy khi sử dụng Excel để quản lý kho hàng chính là tính năng bảo mật thấp. Khi sử dụng Excel, mọi thông tin đều được cập nhật và lưu trữ trên hệ thống máy tính với nhiều bộ phận sử dụng cho công việc nên doanh nghiệp khó có thể bảo mật các dữ liệu.

Các hàm tính trên excel phức tạp, dễ bị nhầm lẫn nên không tránh được những sai sót xảy ra trong quá trình thống kê, báo cáo

Để xây dựng và thiết lập chính xác các công thức tính cho các mã hàng hóa khác nhau không phải là điều dễ dàng với các kế toán. Chưa kể nếu có xảy ra sai sót kế toán cũng mất hàng giờ tìm kiếm và khắc phục các sai sót.

3. Theo dõi công nợ thông minh bằng phần mềm kế toán

Các doanh nghiệp hiện nay đều thực hiện công tác quản lý tài chính – kế toán bằng phần mềm hoặc lập sổ trên các file quản lý bằng excel. File excel có lợi ích là không mất chi phí, đáp ứng được các yêu cầu cơ bản như tổng hợp công nợ phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp. 

Tuy nhiên, kế toán sẽ mất khá nhiều thời gian để nhập liệu, đối chiếu và khó khăn khi theo dõi tuổi nợ, hạn nợ. Do đó, phần mềm kế toán là một giải pháp tiện lợi hơn đang được các doanh nghiệp quan tâm.

Chẳng hạn, phần mềm kế toán online chotsale.com.vn chotsale.com.vn đã có thể hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp, đối tác một cách hiệu quả:

Tổng hợp công nợ phải thu theo từng khách hàng, nhân viên bán hàng, bộ phận bán hàng, thị trườngTổng hợp công nợ phải thu theo hạn nợ: Nợ chưa đến hạn, Nợ quá hạn (1-30 ngày, 30- 60 ngày, …, nợ quá hạn khó đòi) giúp DN có kế hoạch thu hồi nợ hoặc chuẩn bị dòng tiền cho các khoản thanh toán sắp đến hạn.Cho phép xem nhanh công nợ trên danh sách để biết được tình trạng nợ của từng khách hàng, chi tiết từng chứng từ công nợ của khách hàng đóTự động đối trừ công nợ, bù trừ công nợ giữa khách hàng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp của doanh nghiệpNhắc nhở và gửi email đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng, nhà cung cấp để đảm bảo số liệu công nợ luôn khớp đúng.

Tham khảo ngay phần mềm kế toán online chotsale.com.vn chotsale.com.vn để quản lý công tác tài chính – kế toán hiệu quả hơn.