Trộn 2 thư trong 1 trang giấy

Trộn nhiều thứ trong và một trang giấy là anh tài cực hữu ích của Microsoft Word. Bạn dùng có thể sử dụng khả năng này để tạo thành cùng lúc những thư gồm cùng văn bản nhưng khác tại một vài chi tiết nhất định. Nhờ đó, câu hỏi soạn thảo văn bản, in ấn và dán sẽ mau lẹ và tiết kiệm chi phí giấy hơn khôn cùng nhiều. Trong phạm vi bài viết sau, chotsale.com.vn xin chia sẻ cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy bởi Microsoft Word, mời bạn tìm hiểu thêm nhé!

Chức năng trộn thư là gì?


Trước khi đi vào chi tiết cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy, bọn họ hãy cùng chú ý qua vài nét về chức năng trộn thư này. Trộn thư hay nói một cách khác là Mail Merge-là một trong những chức năng soạn thảo văn phiên bản trong Microsoft Word.

Bạn đang xem: Cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy


Liên quan: trộn 2 thư trong một trang giấy

Cụ thể, tính năng Mail Merge hay được sử dụng khi soạn thảo thư mời, thích hợp đồng, tem phiếu,…những loại văn bạn dạng có cùng một nội dung chính và khác biệt ở một số trong những vị trí thông tin chi tiết. Chẳng hạn như họ tên, địa chỉ, chức vụ,…

Dựa vào điểm sáng này, để sử dụng Mail Merge trước hết bọn họ cần sẵn sàng sẵn phần câu chữ cơ bạn dạng và nguồn tài liệu cho từng địa chỉ tùy biến. Nguồn dữ liệu thường được trình diễn dưới dạng list trong Microsoft Outlook, bảng tính Excel, một table trong Word hay ngẫu nhiên văn bạn dạng nào có kết cấu phân nhiều loại rõ ràng.

Để dễ hình dung, Animaxunplugged sẽ đưa ra một ví dụ ví dụ như sau. Ta bao gồm một danh sách Quân nhân bắt buộc làm sổ khám bệnh dịch được lưu bên dưới dạng bảng tính Excel. Yêu ước từ nguồn tài liệu này, bọn họ nhập thông tin vào file Word nhằm in sổ thăm khám sức khỏe. Ví như nhập bằng tay từng bọn họ tên, cấp cho bậc,…sẽ tốn tương đối nhiều thời gian công sức. Vì chưng đó, bọn họ cần sử dụng nhân tài trộn thư để tiến hành yêu cầu này một cách lập cập và đúng mực nhất.

*
Yêu mong nhập tin tức từ bảng dữ liệu Excel gồm sẵn thanh lịch Word

Hướng dẫn giải pháp trộn 2 thư trong một trang giấy

Để ban đầu thực hiện tại cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy, ta thực hiện từng bước theo hướng dẫn sau đây:

Bước 1: chuẩn bị bảng dữ liệu

Để quy trình trộn thư không trở nên lỗi, các bạn cần bảo đảm phần tiêu đề trên cũng của bảng dữ liệu phải khớp với thông tin cần nhập mặt file Word. Nếu bên trên bảng tài liệu có phần ngôn từ không liên quan, chúng ta cần thực hiện thao tác xóa cho chỗ đó đi

*
Xóa cho phần tiêu đề không quan trọng trên đầu

Bước 2: sẵn sàng phần ngôn từ file Word

Như đã giới thiệu ở trên, chúng ta có thể thấy phần nội dung cần triển khai là Sổ khám sức mạnh với các mục họ tên, cấp cho bậc, Chức vụ, Đơn vị, đội máu. Tuy nhiên kích thước bé dại như vậy để in trên nền mẫu giấy A4 đã gây tiêu tốn lãng phí rất lớn. Bởi vì đó, bọn họ cần tiến hành thêm một bước điều chỉnh sao cho mỗi trang giấy A4 sẽ sở hữu ít nhất từ 4-8 văn bản tương tự.

Lưu ý, việc kiểm soát và điều chỉnh này vẫn tùy ở trong vào kích thước, độ nhiều năm của văn bản. Nếu như văn phiên bản của bạn là hợp đồng, thư mời nhận việc,…bạn hoàn toàn có thể bỏ qua công đoạn này và triển khai tiếp khuyên bảo cách trộn 2 thư trong một trang giấy mặt dưới.

Xem thêm: Cách Viết Tắt Học Vị Thạc Sĩ Tiếng Anh Và Tiếng Việt, Cách Viết Tắt Học Vị Thạc Sĩ Tiếng Anh

Để thực hiện nhân nhiều nội dung thuộc lúc, bạn copy phần nội dung này > vào thẻ Mailing > Start Mail Merge > lựa chọn mục Labels > nhấn lựa chọn nút New Label. Xuất hiện cửa sổ Label Detail, bạn thiết lập cấu hình các thông số theo hình dưới đây và chọn OK

*
Thiết lập những thông số

Tiếp theo, các bạn dán phần câu chữ đã copy thuở đầu vào ô nhãn trước tiên > nhấn lựa chọn nút Update Labels trong thẻ Mailing để triển khai nhân nhiều nhãn khác gồm nội dung giống như nhau trên thuộc trang giấy.

*
Chọn nút Update Labels nhằm nhân thêm nhiều nhãn khác cùng nội dung

Bước 3: thực hiện liên kết thông tin từ bảng dữ liệu sang ngôn từ văn bản.

Cũng vào thẻ Mailing, chúng ta chọn Select Recipients > lựa chọn Use Existing các mục > lựa chọn file Excel đựng bảng dữ liệu họ cần liên kết

*
Use Existing List" />Chọn Select Recipients > Use Existing List

Tiếp theo tại vị trí yêu cầu điền tin tức trên nhãn đầu tiên của tệp tin Word, chúng ta chọn Insert Merge Field và lựa chọn phần nội dung khớp ứng ( lấy ví dụ như Họ cùng tên)

*
Tiến hành link từng ngôn từ cho nhãn đầu tiên

Bạn thực hiện tương tự cho các thông tin bên dưới. Sau khoản thời gian chọn xong xuôi cho nhãn đầu tiên, các bạn cũng nhấp vào nút Update Labels nhằm nhập thông tin cho những nhãn tiếp sau một cách gấp rút mà chưa hẳn lặp lại các thao tác như trên.

*
Chọn nút Update Labels nhằm nhân thêm nội dung cho những nhãn tiếp theo

Cuối cùng, để đánh giá kết quả, ta nhấn vào nút Preview Results. Nếu thực hiện theo đúng gợi ý cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy như trên, bạn sẽ thấy làm việc mỗi mục của từng nhãn sẽ hiển thị các thông tin tương xứng với bảng tài liệu và không còn bị trùng lặp.

*
Xem lại tác dụng sau lúc thực hiện chấm dứt cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy

Để giúp các bạn hiểu rõ hơn, xin mời tìm hiểu thêm ngay video clip mà công ty chúng tôi chia sẻ chi tiết dưới trên đây nhé!

Như vậy, chotsale.com.vn vừa hướng dẫn xong cách trộn 2 thư trong một trang giấy. Hi vọng với những thao tác dễ dàng như trên để giúp ích cho việc soạn thảo văn bạn dạng của chúng ta được nhanh chóng và đúng đắn nhất. Chúc các bạn thành công!