1. Hệ thống thông tin kế toán là gì?

Hệ thống tin tức kế toán (AIS – Accounting Information system) là một khối hệ thống mà doanh nghiệp áp dụng để thu thập, tổng hợp, cai quản lý, lưu giữ trữ, xử lý, truy hỏi xuất và báo cáo dữ liệu tài chính-kế toán của mình. Hệ thống thông tin kế toán rất có thể được áp dụng bởi nhân viên cấp dưới kế toán, chuyên viên tư vấn, kế toán trưởng, chuyên gia phân tích ghê doanh, ban lãnh đạo, người có quyền lực cao tài bao gồm (CFOs – Chief Financial Officers), truy thuế kiểm toán viên, hay những nhà làm chủ và cơ quan thuế.

Bạn đang xem: Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

Các nhân viên cấp dưới kế toán được đào tạo và giảng dạy chuyên sâu để làm việc cùng với AIS, bảo đảm an toàn tỷ lệ chủ yếu xác cao nhất khi triển khai các giao dịch và biên chép – lưu trữ số liệu trong doanh nghiệp, đồng thời bảo đảm an toàn dữ liệu tài chính luôn sẵn sàng cho hầu hết ai có nhu cầu hợp pháp thực hiện chúng – trong những lúc vẫn không thay đổi vẹn cùng an toàn.

NHỮNG ĐIỂM quan tiền TRỌNG:

Hệ thống thông tin kế toán được những doanh nghiệp dùng để làm thu thập, lưu trữ, quản lý, xử lý, tróc nã xuất và làm report dữ liệu tài chính.AIS được thực hiện bởi kế toán, chuyên gia tư vấn, chuyên gia phân tích, đơn vị quản lý, người có quyền lực cao tài chính, kiểm toán viên và những cơ quan lại Thuế.AIS giúp những phòng ban vào một doanh nghiệp thao tác làm việc cùng nhau.Một AIS hiệu quả sử dụng phần cứng và ứng dụng để lưu trữ và truy tìm xuất dữ liệu một bí quyết hiệu quả.Kiểm soát nội bộ và phía bên ngoài hệ thống AIS là rất quan trọng để bảo đảm dữ liệu nhạy bén của doanh nghiệp.

Hệ thống tin tức kế toán

2. Sáu yếu tố của hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống tin tức kế toán là phương pháp để theo dõi toàn bộ các vận động kế toán và marketing của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm sáu nhân tố chính:

Con ngườiDữ liệuThủ tục cùng hướng dẫnPhần mềmHạ tầng technology thông tinKiểm rà nội bộ.

Tiếp theo là giới thiệu chi tiết từng thành phần.

2.1. Nhỏ người

Con bạn trong AIS dễ dàng đó là người sử dụng AIS. AIS giúp những phòng ban không giống nhau trong một công ty có thể làm câu hỏi với nhau. Những người tiêu dùng bao gồm:

Kế toánNgười quản ngại lýGiám đốc tài chínhNgười so sánh kinh doanhChuyên gia tứ vấnKiểm toán viên.

Ví dụ: Người quản lý đưa ra các mục tiêu bán hàng, trường đoản cú đó nhân viên đặt con số hàng tồn kho yêu thích hợp. Mặt hàng về kho tin tức cho bộ phận kế toán một khoản nên trả mới. Khi hàng được bán thì các người, bộ phận tham gia vào có thể bao gồm:

Nhân viên bán sản phẩm nhập đơn đặt hàng vào AIS.Kho bố trí hàng theo đối kháng hàng.Kế toán lập hóa 1-1 và gửi đến khách hàng.Bộ phận vận tải chuyển hàng đến khách hàng.Bộ phận kế toán sẽ có một khoản cần thu new với yêu cầu thanh toán trong vòng 30, 60 hoặc 90 ngày.Bộ phận dịch vụ quý khách theo dõi đơn hàng và giao giao đến khách hàng.Người quản lý sẽ thực hiện AIS để tạo ra báo cáo bán sản phẩm và tiến hành phân tích chi tiêu giá vốn và ngân sách vận chuyển.

Với một AIS thiết kế giỏi mọi bạn trong doanh nghiệp hoàn toàn có thể dễ dàng truy vấn vào thuộc một hệ thống và truy hỏi xuất và một thông tin. AIS cũng giúp đơn giản dễ dàng hóa quá trình báo cáo thông tin cho đa số người bên phía ngoài tổ chức, khi buộc phải thiết.

Ví dụ, những nhà tứ vấn rất có thể sử dụng thông tin trong AIS nhằm phân tích sự công dụng trong cấu trúc giá của doanh nghiệp bằng phương pháp xem xét dữ liệu chi phí, dữ liệu bán hàng và doanh thu. Tương tự, truy thuế kiểm toán viên có thể sử dụng dữ liệu để nhận xét kiểm rà nội bộ, triệu chứng tài thiết yếu và việc tuân hành các quy định trong phòng nước.

AIS phải được thiết kế theo phong cách để đáp ứng nhu ước của những người sử dụng chúng. Khối hệ thống cần được cải tiến và dễ sử dụng để ko cản trở hiệu quả làm câu hỏi của tín đồ sử dụng.

2.2. Những thủ tục và những hướng dẫn

Các thủ tục và lý giải này sẽ được lập trình trong phần mềm AIS. Tuy vậy các giấy tờ thủ tục và khuyên bảo cũng rất cần phải “lập trình” vào người sử dụng thông qua tài liệu cùng đào tạo. Những thủ tục với hướng dẫn đề xuất được vâng lệnh nhất quán để có được hiệu quả cao nhất.

2.3. Tài liệu của AIS

Để lưu trữ thông tin, AIS phải có cấu tạo dữ liệu y hệt như ngôn ngữ tầm nã vấn có cấu trúc (SQL), là ngôn ngữ laptop thường xuyên được thực hiện cho đại lý dữ liệu. SQL chất nhận được dữ liệu vào AIS hoàn toàn có thể truy vấn và xử trí để lập các báo cáo.

AIS cũng trở nên cần các các screen đầu vào không giống nhau để cho các người sử dụng không giống nhau nhập tài liệu đầu vào, cũng giống như các định dạng đầu ra khác biệt nhằm đáp ứng nhu cầu của các người dùng không giống nhau và những loại thông tin khác nhau.

Dữ liệu đựng trong AIS là toàn bộ các thông tin tài chính-kế toán tương xứng với thực tiễn kinh doanh của doanh nghiệp. Bất kỳ dữ liệu kinh doanh nào ảnh hưởng tác động đến hệ thống tài chính của bạn đều nên được chuyển vào hệ thống.

Loại dữ liệu trong AIS sẽ phụ thuộc vào tính chất của doanh nghiệp, mặc dù nó tất cả thể bao gồm những loại tài liệu sau đây:

Đơn chào bán hàngNhật ký phân phối hàngCác báo cáo phân tích phân phối hàngYêu cầu download hàngNhật ký cài đặt hàngNhật ký thu chiSổ cáiSổ khoSổ lươngBảng chấm côngThông tin thuế.

Dữ liệu hoàn toàn có thể được áp dụng để lập report kế toán và báo cáo tài chủ yếu như report các khoản nên thu, bảng khấu hao TSCĐ, bảng bằng vận thử và report lãi lỗ…

Việc có toàn bộ dữ liệu này tại một nơi – vào AIS – tạo đk thuận lợi quá trình ghi chép và tàng trữ số liệu, lập báo cáo, phân tích, truy thuế kiểm toán và ra quyết định. Để dữ liệu trở nên hữu ích, nó bắt buộc đầy đủ, đúng đắn và phù hợp.

Xem thêm: Branding Là Gì - Xây Dựng Giá Trị Cốt Lõi Cho Thương Hiệu

Mặt khác, các ví dụ về dữ liệu sẽ không được chuyển vào AIS bao hàm các phiên bản ghi nhớ, thư từ, bạn dạng trình bày và sách hướng dẫn. Hầu như tài liệu này rất có thể có quan hệ mật thiết cùng với tài thiết yếu của công ty, nhưng, ko kể phần ghi chú tiêu chuẩn, chúng không thực thụ là một phần việc ghi chép lưu trữ dữ liệu.

*

2.4. Phần mềm AIS

Phần mượt của AIS là các chương trình laptop được sử dụng để lưu trữ, truy vấn xuất, giải pháp xử lý và phân tích dữ liệu tài chủ yếu của doanh nghiệp.

Trước khi tất cả máy tính, AIS là một khối hệ thống thủ công, dựa trên giấy tờ. Nhưng lại ngày nay, hầu như các doanh nghiệp lớn đang thực hiện phần mềm máy tính làm nền tảng gốc rễ của AIS.

Tùy quy mô của người sử dụng mà sử dụng ứng dụng kế toán phù hợp với quy mô.

Chất lượng, độ tin cẩn và bảo mật là những thành phần thiết yếu của ứng dụng AIS hiệu quả. Nhà quản lý dựa vào thông tin để mang ra quyết định cho doanh nghiệp và họ bắt buộc thông tin chất lượng cao để gửi ra quyết định đúng đắn.

Phần mượt AIS hoàn toàn có thể được điều chỉnh để thỏa mãn nhu cầu các nhu yếu của từng một số loại hình marketing khác nhau. Giả dụ một chương trình gồm sẵn không đáp ứng nhu cầu được nhu cầu của khách hàng thì ứng dụng cũng có thể được trở nên tân tiến bởi nội bộ bên phía trong doanh nghiệp với sử tham gia đáng kể từ người dùng cuối hoặc có thể được phát triển bởi một công ty thứ ba thực hiện riêng đến doanh nghiệp. Khối hệ thống thậm chí hoàn toàn có thể được thuê xung quanh cho một doanh nghiệp chuyên biệt.

Không đặc biệt quan trọng là dùng phần mềm nào, đặc biệt quan trọng là AIS phải đáp ứng các quy định của phòng nước.

2.5. Hạ tầng CNTT

Cơ sở hạ tầng cntt là tên gọi cho hartware được áp dụng để quản lý và vận hành AIS. Các phần cứng rất cần phải có này trong công ty lớn bao gồm:

Máy tínhThiêt bị di độngMáy chủMáy inỔn ápBộ định con đường (router)Thiết bị giữ trữNguồn cung cấp điện dự phòng (UPS, sản phẩm công nghệ phát điện).

Ngoài sự việc chi phí, yêu cầu xem xét các yếu tố khi chọn lọc phần cứng bao hàm tốc độ, kĩ năng lưu trữ và tài năng mở rộng và nâng cấp hệ thống.

Có lẽ quan trọng đặc biệt nhất, phần cứng được lựa chọn cho hệ thống phải phù hợp phần mềm. Nó không chỉ tương xứng mà còn về tối ưu – một hệ thống rườm rà sẽ không còn mang lại công dụng so với một hệ thống xử lý nhanh. Các doanh nghiệp có thể dễ dàng đáp ứng nhu cầu các yêu ước về kĩ năng tương thích phần cứng và phần mềm là download một khối hệ thống chìa khóa trao tay bao gồm cả phần cứng và phần mềm mà công ty cần. Về phương diện lý thuyết, việc chọn mua một khối hệ thống chìa khóa trao tay có nghĩa là doanh nghiệp sẽ có được được sự kết hợp tối ưu giữa phần cứng và ứng dụng cho AIS của mình.

Một AIS tốt cũng phải bao hàm kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, thay thế sửa chữa và upgrade các yếu tắc của hệ thống phần cứng, tương tự như kế hoạch xử lý phần cứng bị hỏng cùng lỗi thời, có thể làm cho tài liệu nhạy cảm bị tiêu diệt hoàn toàn.

2.6. điều hành và kiểm soát nội bộ

Việc kiểm soát điều hành nội bộ là các biện pháp bảo mật để bảo đảm dữ liệu thông tin nhạy cảm. Rất có thể đơn giản như mật khẩu đăng nhập hoặc phức hợp như nhấn dạng sinh trắc học. Các giao thức bảo mật thông tin sinh trắc học tất cả thể bao hàm lưu trữ các điểm lưu ý của con bạn không đổi khác theo thời gian, chẳng hạn như dấu vân tay, giọng nói và nhận dạng khuôn mặt.

AIS yêu cầu có các biện pháp kiểm soát và điều hành nội bộ để đảm bảo chống lại bài toán truy cập laptop trái phép và tiêu giảm quyền truy vấn của những người tiêu dùng được ủy quyền, bao gồm 1 số người dùng trong doanh nghiệp. Cần ngăn ngừa việc truy cập tệp phạm pháp bởi những cá thể chỉ được phép truy vấn vào các phần được lựa chọn của hệ thống.

AIS chứa tin tức mật không chỉ là là những thông tin của chúng ta mà còn của nhân viên cấp dưới và khách hàng. Dữ liệu này hoàn toàn có thể bao gồm:

Số CMND/CCCD, số BHXH, BHYTThông tin về tiền lương cùng nhân sựSố thẻ tín dụngThông tin khách hàng hàngDữ liệu tài bao gồm của doanh nghiệpThông tin tài chính ở trong nhà cung cấp và công ty cung cấp

Tất cả dữ liệu trong AIS đề xuất được mã hóa và việc truy cập vào hệ thống phải được lưu lại và giám sát. Buổi giao lưu của hệ thống vào được theo dõi.

AIS cũng cần được đảm bảo an toàn khỏi virus, tin tặc, cơ mà nguy cơ bên phía trong và từ bên phía ngoài đe dọa khối hệ thống bảo mật mạng. AIS nên được bảo đảm trước những thảm họa như hỏa hoạn, đàn lụt, động đất, mất điện… làm mất dữ liệu.

3. Lời kết

Tất cả sáu yếu tắc của AIS vận động cùng nhau để giúp các nhân viên chủ chốt thu thập, lưu trữ, quản ngại lý, xử lý, truy hỏi xuất và report dữ liệu tài chính của họ. Bao gồm một AIS được xây dựng giỏi và gia hạn tốt, hoạt động hiệu quả và đúng là một thành phần rất cần thiết của một công ty thành công.