ai đang phải làm thông báo để gửi trao một list lớn nhân sự trong công ty và ai đang loay hoay ngần ngừ làm cầm cố nào thay thế cho giải pháp làm bằng tay thủ công rất mất thời gian, khôn cùng nhàm chán. Bạn muốn có một chiến thuật để thực hiện công việc này một biện pháp nhanh nhất, về tối ưu nhất với tiết kiệm thời hạn nhất. Nhưng nếu không đọc bài viết này, bạn sẽ vẫn phải làm bởi phương pháp thủ công bằng tay thôi. Để triển khai một thông báo hoặc một văn phiên bản có nội dung mang tính chất chất cố định và thắt chặt và được giữ hộ cho những người, thì bạn phải sử dụng chức năng trộn thư hay nói một cách khác là trộn văn phiên bản trong áp dụng microsoft word nhưng bạn hay sử dụng hàng ngày.

Bạn đang xem: Trộn dữ liệu từ excel sang word

bài viết này sẽ mỗi bước hướng dẫn bạn phương thức trộn câu chữ văn bạn dạng có tính chất thắt chặt và cố định tới từng nhân sự có tài liệu được tổ chức trong tệp tin excel một giải pháp nhanh nhất để giúp bạn giải quyết bài toán ko phải tiến hành một cách thủ công bằng tay như được trình bày ở trên.

Trộn thư (Mail Merge) là anh tài hữu ích trong Microsoft Word, chức năng này giúp đỡ bạn giảm thiểu thời hạn khi xử lý các dạng chèn danh sách vào trong 1 mẫu cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…

bài bác toán nổi bật được chỉ dẫn ở đây là tạo các thông tin trả lương lờ đờ tới từng nhân viên trong công ty.

vậy nên để triển khai trộn văn bản (trộn thư) nhằm mục tiêu mục đích tạo ra thông báo cho toàn bộ nhân viên trong thời gian nhanh nhất, ta sẽ thực hiện làm tuần trường đoản cú theo từng bước một sau:

1. Bước 1: sẵn sàng file list nhân sự với file câu chữ thông báo

vì vậy để giải quyết bài toán này bằng phương thức trộn thư (trộn văn bản), ta phải lập một file word chứa cấu tạo và văn bản của thông tin trả chậm lương, file còn lại chứa danh sách của cục bộ nhân sự trong công ty mà bạn cần tạo ra và gửi đến họ được lưu trữ dưới dạng tệp tin excel (xls hoặc xlsx). Bạn có thể theo dõi mẫu mã hai tệp tin này theo như hình dưới đây:

*

Hình 1: chủng loại file Excel cất danh sách nhân viên trong công ty

*

Hình 2: mẫu file Word chứa nội dung thông báo cần gửi mang đến nhân viên

 2. Bước 2: Sử dụng công dụng Mail Merger của word để bắt đầu trộn văn bản

Để thực hiện bước này, các bạn cần bảo đảm file excel đựng danh sách nhân viên trong công ty đã được đóng, lúc đó bạn mở tệp tin word chứa nội dung thông tin ra với kích lựa chọn Mailings (1) => Start Mail Merge (2) => Letters (3). Bạn triển khai tuần từ theo những ô hình chữ nhật mầu đó được mô tả như hình minh họa dưới đây.

*

Hình 3: Bắt đầu trộn văn bản

3. Bước 3: chọn file Excel chứa tài liệu danh sách nhân viên để làm cơ sở trộn văn bản

Ở cách này chúng ta chọn Select Recipients (4) => User Exittings List…(5). Bạn thực hiện tương tự theo sản phẩm công nghệ tự như hình minh họa bên dưới.

*

Hình 4: Chọn file Excel chứa list nhân viên

tiếp theo bạn chọn thư mục chứa file Excel danh sách nhân viên doanh nghiệp bạn, vào trường hòa hợp này Uy để ngoài màn hình hiển thị nên sẽ lựa chọn Desktop (6) => Chọn file Excel cất danh sách nhân viên (7) => chọn Open. Tiến hành như hình dưới.

*

Hình 5: Chọn file Excel cất danh sách nhân viên cấp dưới (tiếp)

tiếp theo sau một cửa sổ mới hiện ra, chúng ta chọn sheet cất danh sách nhân viên cấp dưới trong công ty bạn, tại đây file Excel Uy tổ chức sheet 1 chứa list nhân viên, buộc phải ở hành lang cửa số này Uy lựa chọn Sheet1$ như hình chữ nhật mầu đỏ số 9 nghỉ ngơi hình dưới.

Xem thêm: Mẫu Phiếu Chi Tiếng Anh Là Gì ? Phiếu Chi Trong Tiếng Anh Là Gì

*

Hình 6: lựa chọn File Excel đựng danh sách nhân viên (tiếp)

4. Cách 4: Chọn các dòng đề xuất lấy dữ liệu để chèn vào tệp tin word văn bản thông báo 

Ở cách này, các bạn chọn Edit Recipient List => quăng quật chọn những dòng đầu, chỉ chọn các dòng chứa dữ liệu cần gửi vào tệp tin Word mà thôi.

Trong cửa sổ mới mở ra, chúng ta kích chọn vào những ô ứng với sản phẩm công nghệ tự 11, 12 để hủy chọn vì chưng 2 chiếc này chứa tiêu đề của bảng hoặc tài liệu ngoài bảng mà chưa hẳn là tài liệu cần lấy để lấy vào thông báo. Tài liệu lấy bước đầu từ số đồ vật tự 1, chúng ta xem tương tự như như hình bên dưới.

 

*

Hình 7: Chọn các dòng yêu cầu lấy dữ liệu để chèn vào tệp tin word văn bản thông báo

Bạn chú ý các thương hiệu cột được hiển thị ứng với những số vật dụng tự mầu đỏ 13, 14, 15…các cột này khớp ứng với những cột vào bảng dữ liệu dưới ở hình vẽ trên – những cột này được gọi là “Trường dữ liệu“, chũm thể: “DANH SÁCH NHÂN VIÊN” là tên cột “Stt”, F2 là tên cột của “Họ cùng tên”, F3 là tên gọi cột của “Ngày mon năm sinh”…Bạn ghi nhớ đặt tại bước tiếp theo bọn họ sẽ chèn dữ liệu vào file word từ tên các trường dữ liệu này.

sau thời điểm thực hiện nay xong, bạn chọn Ok nhằm hoàn thành.

5. Cách 5: Chèn trường tài liệu từ file Excel vào ngôn từ file word

Ở bước này, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí nên chèn ngôi trường dữ liệu tương ứng vào, trong vấn đề này Uy thực hiện tuần từ bỏ như sau:

+ Đặt bé trỏ vào trước trường đoản cú “Số: ” (Số thông báo) => Kích chọn Insert Merge Field => lựa chọn DANH_SÁCH_NHÂN_VIÊN (Nó chính là cột số sản phẩm tự trong bảng danh sách nhân viên đã được chú ý ở trên).

+ Làm tương tự như cho câu hỏi chèn tên nhân viên vào trước trường đoản cú “Kính gửi: Bạn ” => Kích chọn Insert Merge Field => lựa chọn F2 (đây chính là cột Họ và tên);

+ Làm giống như cho bài toán chèn Lý vày trả chậm chạp lương vào trước từ “Nêu vì sao chậm lương:  ” => Kích chọn Insert Merge Field => chọn F8 (đây chính là cột Ghi chú trong bảng dữ liệu);

Bạn thực hiện tương từ bỏ như hình dưới:

*

Hình 8: Chèn trường tài liệu vào văn bản file word

6. Bước 6: Hiển thị hiệu quả và di chuyển giữa các nhân sự để có thông báo tương ứng

Để hiển thị công dụng trộn thư (trộn văn bản) chúng ta đã có tác dụng ở quá trình trên, bạn kích loài chuột vào biểu tượng Preview Result (20), khi đó thông tin sẽ hiển thị thông nội dung thông báo tới nhân sự trước tiên trong danh sách. Để dịch rời giữa những nhân viên chúng ta kích chuột vào hình tượng có số thứ tự 21, 22 như hình dưới.

*

Đến đây chúng ta hoàn toàn rất có thể in ấn và gửi cho nhân viên cấp dưới trong doanh nghiệp bạn rồi!

các bạn hãy tải file thực hành thực tế về trên đây: File thực hành thực tế trộn văn bản – password giải nén: chotsale.com.vn

các bạn hãy theo dõi tiếp tục các nội dung bài viết trên chotsale.com.vn để tiếp cận bài viết hướng dẫn bạn cách thức trộn văn phiên bản và gửi tặng cho nhân viên cấp dưới qua đường mail mà không nhất thiết phải in phiên bản cứng cùng phát cho nhân viên.